Bước chân của mỗi doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ, đều đặt nền móng trên việc thu mua và quản lý nguồn lực một cách hiệu quả. Và nhân viên thu mua là những chiến binh không thể thiếu trong cuộc chiến vận động nguồn lực này. Điều gì khiến một nhân viên vị trí thu mua trở nên đặc biệt? Khả năng đàm phán vượt trội, sự thông minh chiến lược, và kỹ năng quản lý thời gian là những yếu tố quyết định sự thành công của họ. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về vai trò, kỹ năng cần thiết và cơ hội nghề nghiệp trong lĩnh vực này.
Vài nét về nhân viên thu mua
Nhân viên thu mua, hay còn gọi là Purchaser, là cá nhân hoặc tổ chức có trách nhiệm hoàn thành toàn bộ quy trình mua bán hàng hóa và dịch vụ để đáp ứng nhu cầu sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Công việc này bao gồm việc xác định tiêu chuẩn, nghiên cứu và chọn lựa nhà cung cấp, phân tích giá cả, thương lượng giá cả, thực hiện giao dịch mua bán, quản lý hợp đồng và kiểm soát tồn kho cùng các nhiệm vụ liên quan.
Mỗi bước trong quá trình mua sắm đều đóng vai trò quan trọng trong kế hoạch và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công hoặc thất bại của các hoạt động liên quan. Vì vậy, vị trí thu mua ngày càng trở nên quan trọng và được nhiều doanh nghiệp chú ý tới. Đồng thời, ngành nghề này cũng thu hút sự quan tâm của nhiều bạn trẻ và được xem là một trong những lựa chọn nghề nghiệp “HOT” hiện nay.
Nhu cầu tuyển dụng cho vị trí thu mua
Trong một thị trường kinh tế đang ngày càng cạnh tranh, việc các doanh nghiệp phải đối mặt với sự đa dạng ngày càng tăng của các đơn vị cung cấp là không thể phủ nhận. Điều này đặt ra một thách thức lớn cho họ khi cần tối ưu hóa chi phí sản xuất thông qua việc xây dựng và phát triển bộ phận nhân viên thu mua. Đồng thời, việc hội nhập sâu và rộng của kinh tế Việt Nam vào thị trường thế giới cũng làm nảy sinh nhu cầu lớn trong việc mua hàng hóa và tìm kiếm nguyên vật liệu từ nước ngoài. Bởi vì tính quan trọng và cần thiết của vị trí này, nhu cầu tuyển dụng nhân viên vị trí thu mua ngày càng gia tăng, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tập trung vào việc tìm kiếm và bổ sung nhân lực phù hợp.
Mô tả chi tiết công việc của nhân viên thu mua
Lên kế hoạch mua hàng
Khi tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ bộ phận có nhu cầu, việc đầu tiên của nhân viên vị trí thu mua là thực hiện phân tích và xác định một cách rõ ràng về yêu cầu đó. Điều này bao gồm việc hiểu rõ các tiêu chuẩn và yêu cầu cụ thể, bao gồm cả số lượng, chất lượng, và thời gian cần thiết. Bằng cách này, nhân viên thu mua có thể đảm bảo rằng quá trình mua hàng được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả.
Sau khi đã hiểu rõ yêu cầu, vị trí thu mua tiếp tục xây dựng kế hoạch mua hàng sao cho đảm bảo cung cấp đầy đủ các nguyên vật liệu và trang thiết bị cần thiết cho hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
Tìm kiếm các đơn vị cung cấp
- Liên hệ với các nhà cung cấp hiện có và tiến hành thu mua các mặt hàng đã được nhập nhiều lần.
- Dựa vào đánh giá kết quả của doanh nghiệp để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất và đáp ứng tốt nhất các tiêu chuẩn đã đề ra đối với các mặt hàng chưa từng nhập.
- Tạo danh sách các nhà cung cấp tiềm năng để tiến hành liên hệ và phát triển hợp tác.
- Thực hiện đàm phán và thỏa thuận với nhà cung cấp để đưa ra mức giá tốt nhất cho doanh nghiệp.
- Yêu cầu sử dụng mẫu hàng khi tương tác với đơn vị cung cấp.
Tiến hành công việc thu mua
- Thực hiện thỏa thuận và ký kết hợp đồng với nhà cung cấp thích hợp.
- Theo dõi chặt chẽ tiến độ giao hàng từ nhà cung cấp.
- Liên kết với bộ phận kỹ thuật liên quan để kiểm tra chất lượng sản phẩm/dịch vụ và thực hiện các biện pháp xử lý kịp thời khi phát hiện rủi ro hoặc mặt hàng không đạt yêu cầu.
Những công việc khác
- Định kỳ xem xét và đánh giá các nhà cung cấp của doanh nghiệp.
- Xử lý các loại chứng từ thanh toán và chuyển đến bộ phận kế toán để họ tiếp tục quản lý.
- Đề xuất ý tưởng và phương án kinh doanh mới để nâng cao hiệu quả cho hoạt động thu mua.
- Lập và trình bày các báo cáo hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, và hàng năm theo yêu cầu của cấp trên.
- Thực hiện các nhiệm vụ liên quan khi quản lý yêu cầu.
Mức lương của nhân viên vị trí thu mua
Ngày nay, vị trí thu mua không chỉ ở Việt Nam mà còn ở nhiều quốc gia trên thế giới đang trở thành một trong những vị trí được rất nhiều nhà tuyển dụng săn đón. Với vai trò quan trọng của mình, không khó để nhận thấy rằng những nhân viên thu mua thường nhận được mức lương rất cao.
Đối với những sinh viên mới ra trường và chưa có kinh nghiệm, mức lương khởi điểm cho vị trí này thường dao động từ 8 đến 10 triệu đồng mỗi tháng tùy thuộc vào từng công ty. Tuy nhiên, đối với những người có kinh nghiệm, kiến thức chuyên sâu và khả năng ngoại ngữ tốt, cũng như hiểu biết về lĩnh vực Logistics, mức lương có thể cao hơn nhiều, có thể từ 20 triệu đồng trở lên.
Những kỹ năng cần trang bị cho một nhân viên thu mua
Mặc dù một số công ty tuyển dụng nhân viên thu mua không yêu cầu kinh nghiệm trước đó, nhưng để thực hiện tốt vị trí này, bạn cần phải có những kỹ năng cần thiết. Những kỹ năng đó bao gồm:
Kỹ năng đàm phán
Trong công việc của nhân viên thu mua, kỹ năng đàm phán được coi là yếu tố quan trọng đem lại giá trị thực cho doanh nghiệp. Việc có khả năng đọc được suy nghĩ của người khác và nhận ra khi nào cần thảo luận và đưa ra thỏa hiệp là một kỹ năng mà bạn nên phát triển.
Mỗi cuộc đàm phán đều là một câu chuyện khác nhau. Điều này có nghĩa là khả năng linh hoạt của bạn trong từng cuộc đàm phán là một phần quan trọng của sự thành công.
Kỹ năng quản lý thời gian
Đảm bảo hàng hóa được giao đúng hạn là một yêu cầu bắt buộc đối với một nhân viên thu mua. Điều này nhằm giảm thiểu thời gian không hoạt động và ngăn chặn các vấn đề ảnh hưởng đến năng suất, đồng thời đảm bảo rằng chức năng thu mua đóng vai trò quan trọng và mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Kỹ năng suy nghĩ chiến lược
Tư duy chiến lược giúp bạn nhận biết các vấn đề tiềm ẩn và nhu cầu sắp tới. Khả năng cập nhật sự thay đổi của thị trường cung ứng, dự đoán nhu cầu trong tương lai và nhận định tác động của chúng đến hoạt động kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp của bạn duy trì sự cạnh tranh trong một môi trường năng động như hiện nay.
Kỹ năng phân tích đưa ra quyết định
Một trong những kỹ năng đánh giá xem bạn có thực sự là một nhân viên thu mua thành công hay không là khả năng lựa chọn giữa các nhà cung cấp. Trong một số lượng lớn các nhà cung cấp, bạn cần phải chọn ra một đơn vị có giá cả hợp lý, chất lượng sản phẩm/dịch vụ, các tùy chọn giao hàng và dịch vụ tổng thể tốt nhất. Trong nhiều trường hợp, không chỉ có khả năng đưa ra những lựa chọn này một cách chính xác mà còn phải nhanh nhạy và linh hoạt.
Kỹ năng cập nhật liên tục
Một nhân viên thu mua xuất sắc cần phải thường xuyên cập nhật về những diễn biến trên thị trường, đặc biệt là trong lĩnh vực mà doanh nghiệp hoạt động. Để làm điều này, việc tham gia các hội chợ và sự kiện là rất quan trọng.
Thông qua việc tham gia các sự kiện này, bạn có thể khám phá những sản phẩm/dịch vụ mới, kết nối với các nhà cung cấp mới cung cấp giá thành và chất lượng tốt hơn, từ đó mang lại lợi ích tốt nhất cho doanh nghiệp.
Học những gì để làm vị trí thu mua
Hiện nay, không có trường đại học nào cung cấp chuyên ngành đào tạo riêng cho nghề thu mua vì vị trí này đòi hỏi kinh nghiệm và kỹ năng thực hành hơn là kiến thức lý thuyết từ sách vở. Thông thường, vị trí thu mua thường ưu tiên những ứng viên tốt nghiệp từ các chuyên ngành như kinh tế, ngoại ngữ, kế toán, logistics và quản trị kinh doanh.
Các ngành này có mối liên hệ mật thiết với vị trí nhân viên thu mua. Nếu bạn quan tâm và muốn thử sức với công việc này, hãy tham khảo các ngành học trên để tích lũy kiến thức và kỹ năng phù hợp.
Dưới đây là thông tin đầy đủ về nhân viên thu mua (Purchaser) mà chúng tôi muốn chia sẻ với bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm cơ hội việc làm trong lĩnh vực này, đừng quên truy cập vào trang web của chúng tôi, Nhanvienthumua.com. Chúng tôi cập nhật hàng ngàn thông tin tuyển dụng cho vị trí thu mua liên tục, giúp bạn lựa chọn công việc phù hợp với nhu cầu và mong muốn của bản thân.
