Trong những năm qua, Việt Nam là đất nước có kim ngạch xuất nhập khẩu tăng trưởng vô cùng ấn tượng. Vì vậy, các ngành trong lĩnh vực này thu hút được sự quan tâm của đông đảo các bạn trẻ, đặc biệt là vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu. Vậy ngành này làm những công việc gì và mức lương như thế nào? Cùng chúng tôi giải đáp các câu hỏi liên quan trong bài viết sau.
Tìm hiểu nhân viên trong mảng chứng từ xuất nhập khẩu là gì?
Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu có tên tiếng Anh là Document staff – đây là vị trí phổ biến của các doanh nghiệp trong lĩnh vực logistics. Vị trí này làm việc với các loại văn bản, chứng từ liên quan đến xuất – nhập sản phẩm, hàng hóa của công ty, doanh nghiệp. Thông thường, vị trí chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm nhiều mảng như:
- Chứng từ hàng sea xuất khẩu/ nhập khẩu
- Chứng từ hàng air xuất khẩu/ nhập khẩu
- Chứng từ khai báo và thủ tục với hải quan
- Chứng từ cước – logistics
- Chứng từ liên quan đến bộ phận thanh toán quốc tế
Bên cạnh đó, ở một số doanh nghiệp, vị trí này được gọi với tên khác là nhân viên mua hàng (Purchasing Staff). Đây cũng là vị trí được các nhà tuyển dụng trong lĩnh vực xuất khẩu – nhập khẩu quan tâm nhiều.
Thách thức của công việc chứng từ xuất nhập khẩu
Do tính chính xác của quy trình và yêu cầu tuân thủ các quy định của pháp luật nên công việc của nhân viên trong lĩnh vực chứng từ XNK phải đối mặt với vô số khó khăn và thách thức như sau:
- Quy định của luật pháp và hải quan: Các quy định của luật pháp và hải quan thường xuyên thay đổi, nhân viên phải thường xuyên cập nhật để đảm bảo không vi phạm và gây ra rủi ro cho doanh nghiệp.
- Chứng từ không đồng bộ: Việc không đồng bộ giữa các tài liệu hoặc xảy ra sai sót trong quá trình xử lý chứng từ là việc khó tránh khỏi. Điều này sẽ ảnh hưởng đến tiến trình vận chuyển hàng hóa hoặc thậm chí bị từ chối thông quan tại cảng, sân bay,…
- Rủi ro tài chính: Các lô hàng có thời gian giao nhận dài và có giá trị lớn gây ra nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Nhân viên cần đảm bảo các điều khoản và thời gian thanh toán đúng hạn để tránh xảy ra các vấn đề pháp lý hoặc bị mất tiền.
- Xảy ra xung đột: Có thể xảy ra nhiều xung đột về thông tin hàng hóa như hàng bị mất, hàng bị hỏng trong quá trình xử lý hàng hóa. Lúc này, nhân viên chứng từ logistics cần có khả năng xử lý các xung đột để duy trì mối quan hệ với đối tác và làm hài lòng khách hàng.
- Phụ thuộc vào đối tác: Công việc của nhân viên chứng từ liên quan chặt chẽ đến các đơn vị vận tải và các đối tác thương mại. Sự cố xảy ra từ phía đối tác có thể gây ảnh hưởng đến quá trình nhập – xuất hàng hóa.
- Áp lực thời gian: Quy trình nhập khẩu/ xuất khẩu cần tuân thủ chặt chẽ về mặt thời gian. Việc không hoàn thành các thủ tục theo thời hạn gây ra nhiều thiệt hại đến việc kinh doanh của doanh nghiệp.
- Vấn đề vận chuyển: Việc quản lý vận chuyển và logistics khá phức tạp nên có thể gặp phải nhiều khó khăn. Do đó, cần đảm bảo không xảy ra sự cố trong quá trình vận chuyển và giao hàng đúng hẹn
Mô tả chi tiết công việc của nhân viên chứng
Tùy theo quy mô doanh nghiệp và các mảng mà vị trí nhân viên chứng từ làm các công việc khác nhau như sau:
Công việc nhập khẩu hàng
- Hợp tác với bên liên quan: Trong quá trình xử lý các lô hàng nhập khẩu, người làm chứng từ cần liên hệ chặt chẽ với khách hàng và các đối tác ở nước ngoài để nắm được quy trình đóng gói và vận chuyển hàng hóa.
- Khai E-manifest: Khi tàu chuẩn bị đến cảng, nhân viên cần khai báo manifest với hải quan bao gồm thông tin chủng loại hàng, số lượng và các thông tin khác theo yêu cầu. Đảm bảo rằng thông tin này cần trùng khớp với các văn bản, giấy tờ liên quan.
- Thông báo thời gian hàng đến và giao hàng: Khi hàng cập bến đến cảng hoặc sân bay, nhân viên chứng từ cần phát hành thông báo hàng đến và lệnh giao hàng, có thể ủy quyền để khách hàng thuận lợi trong việc lấy hàng.
- Theo dõi, thanh toán: Theo dõi tình hình hàng hóa cho đến khi hoàn tất quá trình thanh toán với các đối tác ở nước ngoài.
Công việc xuất khẩu hàng
- Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu thực hiện liên hệ với các bên vận tải, hãng hàng không để đặt chỗ cho lô hàng của doanh nghiệp.
- Kiểm tra và liên hệ với các bộ phận liên quan trong quá trình làm thủ tục với hải quan và bốc dỡ để tránh xảy ra sự cố như trễ chuyến, thất lạc hàng hóa.
- Tạo vận đơn cho lô hàng, các thông tin cần đảm bảo đầy đủ và chính xác theo yêu cầu.
- Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa để giải quyết các vấn đề phát sinh một cách kịp thời.
Công việc khác
Bên cạnh những công việc cơ bản ở trên, nhân viên chứng từ logistics còn thực hiện một số công việc khác như:
- Tìm đối tác nước ngoài và mở rộng mạng lưới để lựa chọn được mức giá tốt nhất.
- Chuẩn bị các tài liệu như hóa đơn thương mại, hợp đồng ngoại thương, danh sách hàng hóa, đơn đặt hàng, lệnh giao hàng,…
- Làm các chứng từ liên quan như kiểm định từ cơ quan chức năng, giấy chứng nhận nguồn gốc hàng hóa,…
- Sắp xếp và lưu trữ tài liệu, văn bản liên quan đến vấn đề xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa.
Những yêu cầu cần có của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu
Kỹ năng quản lý
Quản lý thông tin chứng từ là một trong những yêu cầu quan trọng của nhân viên chứng từ logistics. Với những người làm việc trong mảng này cần có khả năng theo dõi, tổ chức chứng từ sao cho đồng nhất và đảm bảo tính chính xác. Khả năng xử lý số lượng lớn thông tin, cẩn trọng, tỉ mỉ là điều quan trọng giúp cho thông tin liên quan đến xuất nhập khẩu được lưu trữ và quản lý hiệu quả.
Giải quyết vấn đề
Nhân viên chứng từ cần có khả năng xử lý và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng khi gặp sự cố. Trong trường hợp các thủ tục hải quan, chứng từ hay quá trình vận chuyển hàng hóa gặp sự cố, nhân viên cần biết cách phân tích tình huống và linh hoạt đưa ra biện pháp khắc phục kịp thời.
Nắm bắt quy định của pháp luật
Nhân viên trong lĩnh vực chứng từ XNK cần nắm được các quy định của pháp luật và các quy trình xuất khẩu – nhập khẩu hàng hóa. Khả năng nắm bắt và áp dụng luật thương mại, quy định của hải quan là yếu tố chính quyết định đến sự thành bại của công việc và tránh những vi phạm không đáng có.
Giao tiếp, làm việc theo đội nhóm
Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần phải liên lạc với nhiều đối tác khác nhau như khách hàng, hãng vận chuyển, đối tác, hải quan,… Do đó, kỹ năng giao tiếp và làm việc theo đội nhóm là yếu tố quan trọng đảm bảo các thông tin được truyền đạt, trao đổi chính xác.
Quản lý thời gian
Quy trình xuất nhập khẩu vô cùng phức tạp, vì vậy mà nhân viên cần có kỹ năng quản lý thời gian nhằm đảm bảo hoàn thành đúng hạn các thủ tục, hàng hóa được giao đúng hẹn.
Kỹ năng ngoại ngữ
Xuất nhập khẩu là ngành mang tính chất toàn cầu, do đó khả năng ngoại ngữ là điều cô cùng quan trọng. Nhân viên chứng từ cần có khả năng viết, đọc, giao tiếp thành thạo bằng tiếng Anh hoặc một ngoại ngữ khác để trao đổi với đối tác nước ngoài. Điều này giúp hiểu được các yêu cầu và quy trình từ nước bạn, giúp việc xử lý công việc trở nên hiệu quả hơn.
Sử dụng công nghệ
Trong môi trường công nghệ phát triển như hiện nay, việc thành thạo công nghệ thông tin là điều vô cùng quan trọng. Nhân viên chứng từ logistic cần phải nắm được quy trình sử dụng hệ thống quản lý dữ liệu, các phần mềm để thuận tiện theo dõi hàng hóa và xử lý các sự cố phát sinh kịp thời.
Tư duy phân tích
Để hiểu chính xác được quy trình xuất nhập khẩu và nhận biết được một số khía cạnh liên quan, nhân viên chứng từ cần phải có khả năng phân tích. Ngoài ra, tư duy phân tích còn giúp xác định được rủi ro tiềm ẩn và đưa ra được giải pháp phù hợp nhằm đối phó các vấn đề phát sinh.
Mức lương nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu hiện nay
Mức lương của nhân viên chứng từ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như kinh nghiệm, địa điểm làm việc. Do đó, rất khó để xác định được mức lương chính xác của vị trí này. Tuy nhiên, theo thống kê từ các tin đăng tuyển của doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo khoảng lương trung bình của nhân viên chứng từ logistics như sau:
- Mức lương cơ bản dành cho người chưa có nhiều kinh nghiệm dao động trong khoảng 5 đến 8 triệu đồng/ tháng.
- Với những người có kinh nghiệm cao hơn thì mức lương trong khoảng 7 đến 10 triệu đồng/ tháng.
- Khoảng lương cao nhất dành cho vị trí nhân viên nằm trong khoảng từ 10 đến 15 triệu đồng/ tháng.
- Với cấp bậc quản lý sẽ có mức lương trung bình khoảng 22 triệu đồng/ tháng.
Địa chỉ tìm việc làm trong mảng chứng từ xuất nhập khẩu uy tín
Để tìm kiếm công việc trong lĩnh vực chứng từ xuất nhập khẩu, bạn có thể tham khảo trang web chính thức của công ty, các group trên mạng xã hội hoặc trang web tuyển dụng. Một trong những kênh tìm kiếm việc làm phổ biến và được nhiều người quan tâm hiện nay là nhanvienthumua.com. Tại nền tảng này, bạn có thể tìm kiếm nhiều thông tin và so sánh để lựa chọn được công việc ưng ý nhất.
Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu mà chúng tôi muốn giới thiệu. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm việc làm ở vị trí này, hãy truy cập ngay website nhanvienthumua.com để lựa chọn cho mình một công việc phù hợp nhé!
